Podsystem Rejestracja i Śledzenie Spraw - RISS Systemu Otago został rozszerzony o opcję e-Urząd realizującą obsługę interesantów przez Internet. Opcja e-Urząd umożliwia m.in.:
- przyjmowanie spraw zgłaszanych przez internetowe formularze wystawiane na stronie Urzędu Miasta;
- obsługę informacji przekazywanych przez interesantów za pomocą poczty elektronicznej;
- automatyczne przekazywanie spraw przesłanych przez Internet i zarejestrowanych w RISSie do programów merytorycznych Systemu Otago (np. obsługa podatków i opłat lokalnych, obsługa świadczeń rodzinnych, obsługa dodatków czynszowych ...),
- informowanie interesantów o stanie i wyniku spraw przez nich zgłoszonych;
- prowadzenie wszelkiej korespondencji z interesantem zgłaszającym sprawę;
- automatycznej weryfikacji oświadczeń przekazywanych przez interesantów z wszystkimi informacjami znajdującymi się w Systemie Otago.RISS z opcją e-Urząd zostanie jeszcze w tym roku produkcyjnie przetestowany w dwóch Urzędach Miast: w Zabrzu i w Zielonej Górze. Od początku 2006 r. e-Urząd będzie dostępny dla wszystkich użytkowników Systemu Otago.
Tak wzbogacony o opcję e-Urząd podsystem RISS stanie się programem kontaktowym pomiędzy klientem Urzędu a resztą Systemu Otago realizującą zadania merytoryczne. Poprzez rejestrowanie i archiwizowanie wszystkich pism źródłowych i kontaktów oraz pełną kontrolę z informacjami wcześniej zgromadzonymi w bazie Systemu Otago będzie w dużym stopniu bezpieczny i weryfikowalny.
Dodatkowo poprzez zastosowanie programu Monitor Systemu - MS można istotnie poprawić organizację i dyscyplinę załatwiania spraw. MS pozwala na zdefiniowanie zdarzeń np. zdarzeń inicjujących, kanałów wyjściowych np. adresów e-mail i działań np. raportów Przy zajściu zdarzenia następuje automatyczne wykonanie raportu i wysłanie na określone kanały wyjściowe. Decydenci, koordynatorzy, gospodarze automatycznie otrzymują potrzebną im informację. Mechanizm ten można wykorzystywać np. do przypominania o działaniach koniecznych i przeciwdziałać mogącym zdarzać się opóźnieniom.
Zygmunt Grygiel
Dyrektor Handlowy